Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Опись документов для бухгалтерии образец

Опись документов для бухгалтерии образец

Опись документов для бухгалтерии образец

Оглавление:

Формирование пакета документов


Требования к формированию пакета документов, предоставляемых налогоплательщиками на бумажных носителях в ИФНС, регламентированы положениями Приложения № 18 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018. Согласно вышеуказанному нормативному акту:

  1. все документы, которые включены в опись (декларации в налоговую, копии подтверждающих документов и т.д.), формируются в тома, объем которых не должен превышать 150 страниц;
  2. дата формирования тома;
  3. количество пронумерованных и прошитых листов в томе (цифрами, прописью);
  4. подпись, фамилия и инициалы руководителя (ИП).
  5. каждый том должен быть пронумерован арабскими цифрами, прошит и скреплен печатью и подписью налогоплательщика. Прошивка документов осуществляется таким образом, чтобы в полной мере сохранялась возможность доступа к тексту документов, чтению виз, резолюций, нумерации документов, а возможность также копирования документов без их изъятия из тома.
  6. На заверительной надписи (на наклейке на последнем листе подшивки) указывается:

В отношении и описи требований об их подшивании к документам не содержится, т.е. они просто прилагаются к передаваемым подшивкам.

Шаблон (в архив)

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов.

Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций.

Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  2. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Примерный план для составления

Как уже отмечалось, опись документов в налоговую не имеет унифицированной формы.

Написать ее можно либо на обычном листе, либо на фирменном бланке организации.

Как правило, оформляется она следующим образом:

  • Подпись налогоплательщика. Если перечень составляется организацией, расписывается ее руководитель.
  • Основной текст. Уместно начинать его с подобных слов: «В соответствии с полученным запросом направляем Вам перечень документов…». Здесь же следует прописать номер запроса от налоговой инспекции, отчетный период, к которому относятся справки, вид налогового режима. Помимо названия бланка, следует вносить количество листов и экземпляров. Отмечается, оригинал или копия предоставлены налогоплательщиком. Если на листе проставлена печать организации, об этом также стоит упомянуть.
  • Данные адресата. Они указываются в верхнем правом углу страницы. В большинстве случаев прописывается ФИО руководителя местной налоговой инспекции, куда будет предоставляться документация.
  • Дата подготовки перечня и регистрационный номер. Эта информация указывается в верхнем левом углу страницы.

Важно! При личной передаче бумаг и бланка описи документов для налоговой у сотрудника инспекции стоит запросить расписку в получении с подписью и печатью.

Некоторые налоговые инспекции предлагают собственный образец. Однако это не обязывает всех налогоплательщиков при проверках использовать именно этот шаблон.

Основной критерий наличие наименований всех справок и договоров, переданных в инспекцию.

Почему важно учитывать переданные документы

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии.

Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота.

Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери.

В дальнейшем потребуется их восстанавливать. Нередко опись документов приходится составлять:

  1. бухгалтерам;
  2. кадровым работникам;
  3. сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом.

Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери. Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами. Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию.

Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

Опись документов образец 2020

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Дата составления.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  1. количество экземпляров;
  2. номер по порядку;
  3. количество листов.
  4. полное название документа;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3).

Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации — источники комплектования распечатывают три экземпляра описи. Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

  1. документы о проведении служебных проверок;
  2. лицевые счета работников по заработной плате;
  3. протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
  4. акты о несчастных случаях.
  5. списки личного состава;
  6. приказы и распоряжения по личному составу;
  7. документы о награждении;
  8. личные дела и личные карточки;

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел.

При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту. Пример 3 Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С.

Копылов 30.01.2013 Опись № 2 дел по личному составу за 2010 год № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Приме-чание 1 2 3 4 5 6 61 05-06 Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение) 09 января – 26 июля 2010 г. 149 Связка № 8 62 05-28 Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.

2010 г. 80 63 04-26 Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г.

(приказы, протоколы, объяснительные и др.) 06 августа – 02 октября 2010 г. 86 Личные дела работников, уволенных в 2010 г.

64 05-27 Афиногенов Николай Григорьевич 10 октября 2005 г. – 04 сентября 2010 г. 25 65 05-27 Смирнова Татьяна Викторовна 29 декабря 2009 г. – 23 марта 2010 г. 18 В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед.

хр., с № 61 по № 65, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Архивист Корейко Ю.Н. Корейко 16.01.2013 Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1 Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Рекомендуем прочесть:  Приказ в клиент банке бухгалтера

Опись документов: образец и бланк описи скачать в word

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество.

В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки. Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать): Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой. Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей.

Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве. Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам. Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Образец описи документов для передачи другой организации

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов. Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться.

Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно».

, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой.

В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла. Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.
Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел.

При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке.

Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения. Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления.

Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно».

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения). В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2). 2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. 3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности.

Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц. Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вконтакте Оцените статью

Загрузка. Поделиться ВКонтакте Facebook Одноклассники Twitter Добавить комментарий Пожалуйста, введите ответ цифрами:семнадцать − один =

Опись переданных документов

Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.

Опись документов в налоговую (образец)

Рубрики: Tags:

    ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Первичные документы Первичные документы Налоги и взносы | 10:02 3 ноября 2015 Первичные документы | 14:49 24 октября 2016 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 12:26 19 января 2018 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:08 24 сентября 2018 Первичные документы

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей.

Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности.

Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно. Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги.

Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов.

Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

  1. позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
  2. подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
  3. конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  1. помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  2. упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  3. подтверждает, что документы получены и приняты;
  4. становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде. Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи.

Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов.

Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24). ■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12). Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Образец описи документов для ПФР

В обязательном порядке составить список передаваемых бумаг требуется при обращении работодателя в ПФР с заявлением.

  • На замену страхового свидетельства СНИЛС.
  • На получение сведений о страховом стаже сотрудника.
  • На оформление дубликата СНИЛС.

Список для ПФР оформляют по типовой форме АДВ-6-1 из постановления Правления ПФР от 11.01.17 г.

№ 2п. Она представлена в окне ниже и доступна для скачивания:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  1. срок хранения.
  2. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  1. Закончился срок хранения.
  2. Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу.

Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии.

Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

Рекомендации по оформлению описи

Как уже отмечалось, строгих правил по оформлению здесь не предусмотрено. Все же есть некоторые рекомендации, которые стоит учитывать при заполнении бланка.

Начнем с того, что в описи должна содержаться достаточно полная информация о документе, которая впоследствии позволила бы его установить. Стоит включить:

  1. регистрационный номер;
  2. наименование второй стороны сделки.
  3. дату составления;
  4. название;

Вместе с тем не стоит вписывать в бланк несущественные подробности. Требования в разных регионах могут отличаться.

Поэтому до того, как отправили пакет бумаг с описью, целесообразно проконсультироваться с сотрудниками местной налоговой инспекции.

Наименования рекомендуется располагать в определенном порядке. Вначале идут бланки, полученные от вышестоящих учреждений, это могут быть постановления или приказы.

Далее указывают сметы и так далее.

Опись документов для передачи другой организации

Образец показывает, что форма является простой табличной.

Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т.

п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже. При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.

Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Сдаточные описи для архивного хранения

Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел.

Проверяется также правильность формирования и оформления дел.

В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  1. срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
  2. порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
  3. крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
  4. количество листов в деле;
  5. индекс дела по номенклатуре;
  6. заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел. Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером.

Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел.

В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части. В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».

Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10: 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1 Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок» (ООО «Хлопок») Отдел обеспечения УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела обеспечения Комкова А.П. Комкова (подпись) (расшифровка) 14.02.2013 ОПИСЬ № 02сп-10 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 1 02-19 Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем» Январь–декабрь 2010 г.

222 75 лет ЭПК 2 02-19 То же, «Дон-Зык» Январь–декабрь 2010 г. 248 75 лет ЭПК 2 а 02-19 То же, «Ике-Каи» Январь–декабрь 2010 г.

215 75 лет ЭПК 3 02-19 То же, «Кир-Куз» Январь–декабрь 2010 г. 231 75 лет ЭПК 4 02-19 То же, «Лео-Пик» Январь–декабрь 2010 г. 238 75 лет ЭПК 7 02-19 То же, «Сты-Ящи» Январь–декабрь 2010 г.

210 75 лет ЭПК В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр. (цифрами и прописью) с № 1 по № 7 , в том числе: литерные номера: 2а_______________________________________________ пропущенные номера: _5, 6_____________________________________________ Старший бухгалтер Непоседова Д.А.

Непоседова (подпись) (расшифровка) 09.02.2013 СОГЛАСОВАНО Начальник канцелярии Гиляровская Л.Е. Гиляровская (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Передал 6 (шесть)___________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и нет____________ (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Старший бухгалтер Непоседова Д.А.

Непоседова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Принял 6 (шесть)_________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и нет______________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Ведущий специалист Рыжова Я.П. Рыжова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов.

Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись бухгалтерских документов для передачи другой организации образец скачать

Составление описи Составляется сам документ Окончательный переплет дела Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

  • количество листов в каждом томе;
  • необходимый срок хранения.
  • номер, присваиваемый каждому делу;
  • заголовки каждого тома или части;
  • индекс тома или части;

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота.

Скачать

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов. При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг. В конце статьи можно скачать образец.

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  1. номера фондов и индексов дела;
  2. число страниц в деле;
  3. даты их составления;
  4. дополнительные примечания.
  5. заголовки документации;
  6. название учреждения либо его структурных подразделений;

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке.

Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа. В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел.

Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+