Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - На возмещение расходов гсм

На возмещение расходов гсм

Оглавление:

Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец


Приведем служебную записку на компенсацию ГСМ (образец). Скачать бланк служебной записки на компенсацию ГСМ Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я не подписчик, но хочу им стать
  2. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п.

3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Расчет авансовых платежей по налогу на прибыль — это дробная часть фискального обязательства, которое должны выплачивать определенные категории налогоплательщиков.

В статье расскажем, для кого обязательны авансовые расчеты, как их рассчитать и как перечислить в бюджет. 27 января 2020 обособленных подразделений — это способ фискального обременения, предусмотренный для крупных российских организаций, имеющих филиальные сети. Расскажем, как осуществлять распределение налога на прибыль между обособленными подразделениями в 2020 году.

24 сентября 2018 УИН в платежках 2020 — это код, который проставляется в платежных поручениях при перечислении денежных средств в бюджетные структуры. Рассказываем, в каких случаях проставляется УИН, и откуда плательщику взять этот шифр. 15 января 2020 Поле 22 в платежке в 2020 году — это место в платежном документе, где нужно указать уникальное кодовое значение бюджетной операции.

Рассказываем, в каких случаях заполняется поле 22, и какой код в него нужно вносить. 11 октября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов.

Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

  • о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.
  • Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
  • Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта ().
  • Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.

Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл.

Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

  • Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.
  • Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
  • Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
  • Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.

Минфин: нельзя учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

17 октября 2013 17 октября 2013 В выплачиваемой работнику компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок уже учтено возмещение затрат на содержание транспорта, в том числе на топливо.

Поэтому стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая работникам, не может быть включена в состав расходов при .

Такой неблагоприятный для компаний вывод следует из письма Минфина России .Как известно, выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена Трудового кодекса.

Размер компенсации определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

При этом в налоговую базу по налогу на прибыль компенсация включается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ (подп.11 п.

1 НК РФ). Напомним, что данные нормы составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см. — 1500 руб. в месяц. Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо.
см. — 1500 руб. в месяц. Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать работникам расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо.

Об этом также сказано в ТК РФ.

На наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Следовательно, организация вправе учесть при налогообложении расходы на бензин в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции. Данные суммы учитываются в расходах в полном размере, поскольку для них в Налоговом кодексе не установлено каких-либо лимитов (п.

49 НК РФ). См. также «», «». Но, как следует из комментируемого письма, расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится.

Специалисты финансового ведомства считают, что в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет. Отметим, что тем самым чиновники Минфина повторили свою давнюю позицию, высказанную еще в письме от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.28 953 Поделиться28 95328 953 Поделиться28 953Популярное за неделю165 7088 49122 21141 93479 733

Образец допсоглашения

Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, должна быть связана с постоянными поездками по заданию руководства, иметь разъездной характер.

Рекомендуем прочесть:  Как найти данные сотрудника по инн

Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует предоставить отчет о поездках. А для подтверждения затрат на ГСМ — чеки автозаправочных станций. Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно. Бланк документа утверждается приказом руководителя.
Бланк документа утверждается приказом руководителя.

Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Компенсации и налогообложение прибыли предприятия

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия.

Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия. При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 Так, пределом не облагаемой налогом суммы прибыли, которая будет направлена на компенсирование, в соответствии со , станут: Объем двигателя автомобиляПотолок компенсаций за использование, ГСМ и амортизацию До 2,0 см31, 2 т.р. Более 2,0 см31,5 т.р. Таким образом, налогооблагаемую прибыль предприятия можно снизить только на приведенные в таблице суммы. Затраты сверх этих лимитов не снижают налогооблагаемую прибыль предприятия.

При выплате компенсации сверх лимита возмещение за ГСМ также относится к расходам на производство и реализацию, которые не снижают налоговую базу. Как учитывать выплаты компенсации Оформление компенсационных сумм, как расходов, возможно только после фактической выплаты компенсации работнику. Исходя из вышеизложенного, следует, что назначение компенсационных выплат выгодно предприятию.

Только, если сумма компенсаций не превышает или ненамного превышает установленные лимиты.

Если компенсации существенно выше лимитов, то с целью экономии на налогах стоит рассмотреть возможности взятия автомобиля в аренду.

Компенсация ГСМ

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  1. затраты подтверждены соответствующими документами;
  2. размер компенсации установлен соглашением сторон;
  3. руководство поставлено в известность;
  4. отношения оформлены в письменном виде;
  5. сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  6. имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд.

Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку. Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы:

  1. возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
  2. компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  1. интенсивность его использования.
  2. степень его износа и срок полезного использования; ;

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  1. установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля.

    Их можно позаимствовать у такси.

  2. приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные. Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора.

Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ . Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т.

п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником). Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным . Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм.

Учет ведется на дату выплаты.

Транспортное средство Рабочий объем двигателя Сумма в рос.

руб. Мотоцикл — 600 Легковой автомобиль До 2000 куб.

м. 1200 Легковой автомобиль Более 2000 куб.

м. 1500 Грузовой автомобиль — Лимит не установлен При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

  1. право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
  2. произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
  3. километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом.

Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Компенсация ГСМ — что это

Обязанность возмещения затрат использования личного автомобиля работника закреплена в . Работодатель должен выплатить компенсацию за пользование, оплатить износ и расходы, связанные с использованием автомобиля, в том числе на бензин.

Использовать собственное имущество сотрудник должен с ведома и согласия работодателя. Это согласие и размер компенсации, согласованной сторонами, необходимо закрепить письменным соглашением. Наиболее приемлемым в этом случае является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля. Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  • Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  • Подтверждение служебного характера поездок.
  • Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  • Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
  • Приказ о возмещении расходов.

Как подтвердить использование автомобиля

Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами установленной формы и отчетами о поездках.

Пример путевого листа [blockquote_2]Важно! Сколько бы ни потратил водитель на топливо, оплата будет производиться в лимитах, определенных распоряжением . Либо по предварительной договоренности между работником и работодателем.[/blockquote_2] Отчеты нужны для бухгалтерии и для того, чтобы работодатель не заплатил больше положенного.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно. Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде. Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

  1. компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.
  2. выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  3. выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  4. представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  5. написать заявление в бухгалтерию;
  6. страховые взносы не перечисляются;
  7. составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  8. получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  9. своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  10. помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  11. поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году”

Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности?

Ответ: Это по-прежнему спорный вопрос. запрещает выплату компенсации, а и , от , наоборот, позволяют возмещать такие расходы. Вопрос: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта не укладывается у работодателя в “прибыльные” нормы, а потому компании это не выгодно. Как по-иному оформить такие отношения с работником?

Как по-иному оформить такие отношения с работником? Ответ: Альтернативным вариантом в таких случаях выступает договор аренды транспортного средства.

Это выгоднее для работодателей, поскольку размер арендной платы и затрат на содержание/ремонт автомобиля сотрудника закон позволяет включать в расходы.

При этом НДФЛ удерживается с величины арендной платы.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника.

В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  1. Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  2. Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп.

12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  1. для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.
  2. для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договориться. Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику.

И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением; . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору. В соглашении желательно предусмотреть:

  1. данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
  2. размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим.

Составить его можно, например, так.

Приложение № 2 к трудовому договору № 57 от 01.03.2011

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая. Основные составляющие части приказа Какие обязательные сведения включают Пояснения по изданию приказа Шапка (верхняя часть документа) Полное наименование, надлежащие реквизиты организации Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления Заголовок Стандартный вариант: «Приказ».

Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях Основная часть (суть распоряжения) Включает: назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации; ее размер, порядок и способ выплаты; документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств Заключительная часть В конце приказа свою визу проставляет руководитель С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Служебная записка на возмещение ГСМ

Служебная записка на ГСМ не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде.

Такую записку пишет работник, ездивший в командировку на своем автомобиле, на имя руководителя организации. В служебной записке, помимо суммы, потраченной на ГСМ, работнику нужно указать сроки пребывания в служебной поездке. Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.
Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+