Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Кадровый аудит графика отпусков

Кадровый аудит графика отпусков

Особенности составления графика отпусков


График сменности Если в организации введена сменная работа Положение о неразглашении коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем Договор о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Как правильно не соблюдать график отпусков

Очень часто в компаниях не соблюдается график отпусков. Формально он утверждается, но сотрудники берут отпуск по своему желанию и в удобное для них время, подав заявление.Отпуска оформляются приказом, и есть важный момент, который касается того, что с приказом сотрудника необходимо ознакомить.

Рассмотрим, насколько правомерным является несоблюдение графика, обязательна ли подпись сотрудника на приказе, как все это регулируется законодательством, и какие есть решения для данных ситуаций. Для оформления и учета отпусков Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-6

«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»

и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Отметим, что форму приказа о предоставлении отпуска работодатель может разработать самостоятельно.В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

Периодом работы является рабочий год.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись.

Если работник отказывается ставить свою подпись, то работодателю следует подготовить соответствующий акт. Извещение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала — обязанность работодателя, установленная ч.

3 ст. 123 Трудового кодекса РФ.

Работодатель самостоятельно определяет формы и способы выполнения данного требования.Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников не позднее чем за две недели до начала отпуска, также возможно внесение изменений в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска (Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Неисполнение работодателем обязанности по своевременному извещению работников о начале отпуска может быть признано контролирующими органами нарушением норм трудового законодательства, за что работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. «Статья 5.27.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000,00 до 5 000,00 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000,00 до 5 000,00 рублей; на юридических лиц — от 30 000,00 до 50 000,00 руб.». Кроме того, нарушение работодателем срока извещения работника о времени начала отпуска может повлечь нарушение работником, допущенное не по его вине, установленного порядка ухода в отпуск.

Работодатель по письменному заявлению работника будет обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч.

2 ст. 124 ТК РФ). Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков, а не на основании заявления. То есть работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (ч.

3 ст. 123 ТК РФ), а работник не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск. Но в некоторых случаях оформление заявления обязательно, например, при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). В указанных случаях заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя.

Во всех остальных ситуациях достаточно только приказа. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч.

1 ст. 123 ТК РФ). Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков.

На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ). Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ). Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

Важно помнить, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), где сказано, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях:1.

При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). «Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:- временной нетрудоспособности работника;- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание».

В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 — дату начала использования оставшейся части отпуска.

3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен.

В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству. Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников. Приложение необходимо утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч.

1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ). Вариант 2.

В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме.

В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Для целей соблюдения положений ТК РФ рекомендуется принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков. В статье 22 ТК РФ установлена обязанность работодателя знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Тем не менее, хотя ст. 22 ТК РФ обязывает знакомить под роспись сотрудника с локальными актами, она не уточняет, идет ли речь об оригиналах или копиях.

Таким образом, будет правомерной отправка локальных актов сотрудникам по электронной почте и получение подписи работников в листе ознакомления. (Судебная практика: Определение Новосибирского областного суда от 19.05.2016 по делу № 33–4644/2016, Определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу № 33–1126). Если работнику нужна заверенная копия документа, то он вправе затребовать ее со ссылкой на ст.

62 ТК РФ. Кроме того, в локальном нормативном акте также может быть закреплен способ ознакомления сотрудников с тем или иным приказом или распоряжением. В частности, способом ознакомления может выступать электронная рассылка по внутрикорпоративной электронной почте (такая возможность косвенно содержится в Определении Верховного суда № 74-КГ16-23).

Также рекомендуем рассмотреть возможность, предоставляемую ст.6 и ст.9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в частности, использование простой электронной подписи при обмене электронными документами, признаваемыми равнозначными документам на бумажном носителе.

Т.е. между работником и работодателем может быть заключено соглашение об обмене электронными сообщениями с признанием их юридической силы, при этом, например, в случае с ознакомления с приказом, фактом ознакомления будет считаться автоответ о прочтении письма, пришедший с электронного адреса сотрудника, доступ к которому ограничен.

Судебная практика:Отказывая работнику банка в иске о признании незаконным приказа об объявлении выговора за невыполнение инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса в банке, выразившееся в одобрении выдачи кредита лицу, предоставившему не соответствующие действительности сведения о себе, суд отклонил его довод о том, что данная инструкция не представлялась ему для ознакомления. При этом арбитры приняли во внимание, что согласно выписке из архива электронной почты директора департамента безопасности банка данная инструкция направлялась истцу с целью ознакомления.

Доступ к электронной почте имел только истец, что он не оспаривал.

С порядком использования корпоративной электронной почты истец был ознакомлен, что подтверждалось его подписью в листе ознакомления с локальными нормативными актами банка (Определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу N 33-1126).

Таким образом: В соответствии с ТК РФ, предоставление ежегодных отпусков работникам должно осуществляться на основании утвержденного графика отпусков. В этот график могут вноситься изменения (в данном случае по согласию работодателя и работника).Работодатель обязан уведомить сотрудника о предоставлении ему отпуска не позднее, чем за две недели до начала отпуска посредством ознакомления с приказом.Несоблюдение норм ТК может повлечь для работодателя административную ответственность (штраф от 30 до 50 тыс.

руб.) Поэтому, для целей соблюдения законодательства рекомендуется следующее:1) разработать локальный нормативный акт, регламентирующий разработку ежегодного графика отпусков, а также возможности внесения в него изменений;2) утверждать ежегодный график отпусков, а при уточнении сотрудником даты планируемого отпуска вносить в график изменения, но не позднее, чем за две недели до планируемого отпуска;3) использовать унифицированную форму приказа о предоставлении отпуска сотруднику;4) обеспечить ознакомление сотрудника с приказом посредством его подписания.5) Рассмотреть возможность и целесообразность проработки и внедрения на предприятии обмена электронными сообщениями, включая внутренние положения, устанавливающие регламент такого обмена. Автор:CBS group

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты.

По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании. Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  1. документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
  2. документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей Документ Ссылка на нормативный акт Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ Инструкция по охране труда ст.

212 ТК РФ Положение об оплате труда ст.

135 ТК РФ График отпусков ст.

123 ТК РФ Штатное расписание ст.

57 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст.

91, 99 ТК РФ Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

, п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них п.

40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г.

№ 1

«Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

« О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Трудовой договор ст. 56, 57, 67 ТК РФ Трудовая книжка ст.

65, 66 ТК РФ Личная карточка п.

12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Приказы по личному составу ст. 62, 68, 84.1 и т.д. Заявления работников ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д. Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий Документ Условия, при которых документ становятся обязательным Должностные инструкции Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем Если в организации есть такой режим работы График сменности Если в организации введена сменная работа Положение о неразглашении коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем Договор о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д. Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … …

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью.

В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь. Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  3. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Формирование эффективных кадровых методов управления.
Рекомендуем прочесть:  Нужна ли сейчас запись в трудовой

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  1. обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.
  2. разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  3. изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;

Информационные методы включают:

  1. проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.
  2. методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  3. диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);

Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске

Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись.

Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника.

Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв.

постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен.

Дата. Подпись». Специалисты Роструда в разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12.

В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  1. заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.
  2. информация о том, кем и когда утвержден документ;
  3. общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  4. наименование документа;
  5. порядок проведения аудита;
  6. сфера проведения аудита;

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Кадровый аудит

Шаг 1.

Издайте приказ о проведении проверки. Документ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет.

В распорядительной части приказа напишите, с какой целью проводится аудит, кому поручена проверка документов и каковы ее сроки.

Ответственным может быть как один, так и несколько сотрудников. Шаг 2. Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие даже одного договора, положения или соглашения из обязательного списка грозит работодателю крупным штрафом.

Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Условно все обязательные документы можно поделить на две группы:

  1. Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях.
    Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности.

    Аналогичный статус имеют положения о премировании, аттестации и неразглашении коммерческой тайны, перечни материально ответственных сотрудников и должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной материальной ответственности, коллективный договор и т.д.

  2. Безусловно обязательные — должны быть в каждой организации независимо от ее режима работы, сферы деятельности и организационно-правовой формы.
    Сюда относятся некоторые локальные нормативные акты и другие документы, необходимость которых закреплена трудовым законодательством (закон-основание смотрите в таблице ниже ↓). К этой же категории относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу.

    Что касается локальных нормативных актов, то от обязанности их разрабатывать освобождены только микропредприятия, использующие типовую форму трудового договора.

Таблица. Документы, безусловно обязательные для всех работодателей Документы, безусловно обязательные для всех работодателей Норма-основание Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ Инструкции по охране труда ст.

212 ТК РФ Положение о защите персональных данных ст. 86 ТК РФ График отпусков ст. 123 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст.

91, 99 ТК РФ Штатное расписание ст.

57 ТК РФ Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек п.

40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Трудовые договоры с работниками ст. 56, 57, 67 ТК РФ Трудовые книжки ст.

65, 66 ТК РФ Личные карточки сотрудников п.

12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Совет Принимая нового сотрудника в штат, не забудьте ознакомить его с должностной инструкцией и локальными нормативными актами до того, как подпишете с ним трудовой договор.

Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов. После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления. Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством.

Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить. Совет Поскольку многие кадровые процедуры связаны со сбором и хранением персональных данных сотрудников, не забывайте запрашивать у них письменное согласие на обработку личной информации. О персональных данных в Институте есть отдельный курс.

Там рассказано о новых правилах.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их.

Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника.

Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу. Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности.

Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Совет Уделите особое внимание документам, касающимся разных видов льгот.

Почти в любой организации есть льготники: инвалиды, «вредники», «северяне», лица с семейными обязанностями и другие сотрудники, которым работодатель предоставляет дополнительные социальные гарантии — от права уходить в отпуск в любое удобное время до особого режима работы. Проверьте, все ли требования закона соблюдены, и если нет, как можно скорее предоставьте работникам положенные льготы. Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы.

Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом. Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока.

В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно.

Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д. Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы.

Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки. Так будет проще контролировать процесс. К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки.

Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего.

При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании. Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево. Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения. Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять. Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Вы здесь Опубликовано 2012-06-12 22:11 пользователем Valeratal «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5 КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться: — возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному; — сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства; — обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства; — повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда; — ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям.

Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.

д. — в зависимости от организационной структуры предприятия). Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя.

Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

(ред.

от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее — Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов ┌─── │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление плана по │ ───┘ │исправлению выявленных│ │ нарушений │ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление отчета о │ ───┘ │ текущем состоянии │ │ кадровой документации│ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────────┐ │ │ Определение состава │ ───┘ │текущей документации и его│ │ юридической грамотности │ ┌─── └──────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌────────────────────────┐ ───┘ │ Определение сроков │ └────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┌────────────────────────┐ │ Определение цели │ └────────────────────────┘ Рис.

1 Таблица 1 Кадровые документы, ведение которых обязательно Наименование документа Комментарии Ссылка на нормативный акт Трудовые книжки На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника.

Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664 ТК РФ, ст. 66 Трудовые договоры Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.

д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657 ТК РФ, ст. 67 Штатное расписание Утверждается приказом по основной деятельности.

Изменения вносятся также при помощи таких приказов.

С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71 ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3 Приказы по основной деятельности С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19 Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3 Приказы по личному составу(прием, перевод, увольнение) Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п.

«б» ст. 19 Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62 Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656 ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122 Правила внутреннего трудового распорядка Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст.

190 ТК РФ. Сосроком хранения 1 год после замены новымисогласно Перечню, ст. 773 ТК РФ, ст. 189 Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов.

Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655 ТК РФ, п. 8ст. 86 График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст.

693 Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123 Приказы по отпускам Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19 Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а Личные карточкиработников Т-2 На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы.

Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст.

658 Альбом N 1, форма Т-2 Табель учета рабочего времени Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст.

586 Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст.

ст. 91, 99 Положение об оплате труда (опремировании, онадбавках, о вознаграждении за год) Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст.

411 ТК РФ, ст. 135 Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов.

В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2 Кадровые журналы, ведение которых обязательно Наименование журнала Комментарии Ссылка на нормативный акт Книга учетадвижения трудовых книжеки вкладышей к ним Должны быть пронумерованы, прошнурованы искреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п.

«в» ст. 695 Постановление N 225, п.

п. 40 — 41. ПостановлениеN 69 Приходно — расходная книгапо учету бланков трудовых книжеки вкладышей к ним Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п.

«д» ст. 695 Постановление N 225, п.

п. 40 — 41. ПостановлениеN 69 Журнал учета проверок Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Сосроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176 Закон N 294-ФЗ,п. 8 ст. 16 Локальные нормативные акты Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов: 1.

Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст.

135 ТК РФ). 3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст.

ст. 189, 190 ТК РФ). 4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). 5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл.

14 ТК РФ). Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст.

57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию.

Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства. Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению. Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл.

3). Таблица 3 Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них ┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐ │ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │ │п/п│ │ │ данного нарушения │ ├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │ │ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│ │ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │ │ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │ │ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │ │ │согласно ст.

236 │ │платы всем работникам с 2002 г.

(с │ │ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │ │ │ │ │РФ).

При этом за задержку выплат │ │ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │ │ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│ ├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │ │ │локальные │ст.

ст. 136, │нормативные акты, принятые без │ │ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст.

372 │ │ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │ │ │нарушением │ │мнения представительного органа │ │ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│ │ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │ │ │законодательстве │ │нормативные акты являются │ │ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │ │ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │ │ │представительного│ │их │ │ │органа │ │ │ └───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘ Результаты аудита кадровой документации.

В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений. Таблица 4 Нарушения в оформлении документов N п/п Документ и описание выявленных нарушений Ссылка на нормативный акт, которыйнарушен работодателем Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя Рекомендации по исправлению 1 2 3 4 5 1 Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления В сведения о поощрении внесеназапись о трудовойдеятельности ПостановлениеN 69, п.

3.1и бланк трудовой книжки 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенныев раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. Присудебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение Исправить, оформиввкладыш в трудовуюкнижку и перенеся в него записи, ошибочно внесенныев данный раздел 2 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Журнал оформлен снарушением установленных требований (не пронумерован и нескреплен сургучной печатьюили не опломбирован) ПостановлениеN 225, п.

41 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедурыприема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику.

4. Возможны проблемыпри передаче журналав архив Оформить в соответствии с требованиями законодательства 3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее 4 Личные карточки работников Т-2 Карточки Т-2хранятся вместе скопиями личных документов сотрудников (данные документыимеют разный срокхранения) Перечень 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от200 тыс. до 300 тыс. руб. — ст. 13.25 КоАП РФ.

2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив Разделить документы по срокам хранения 5 Приказы по личному составу 6 Приказы о приеме на работу 7 Приказы о прекращении трудового договора с работником В основании — расторжении не указывается частьстатьи ТК РФ Альбом N 1.

ТК РФ, ст. 84.1 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Запись, внесеннаяна основании приказав трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не впользу работодателя Указывать в дальнейшем 8 Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания Используется не установленный ТКРФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа ТК РФ, ст.

192 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании 9 Приказы о переводе 10 Приказы по основной деятельности 11 Приказы на отпуск Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск ТК РФ, ст.

126 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов Не повторять в дальнейшем 12 График отпусков 13 Нарушения оформления отпусков Работнику не вручается уведомление о начале отпуска задве недели ТК РФ, ст. 125 Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ Не повторять в дальнейшем 14 Штатное расписание и документы по оплате труда В штатном расписании установлена «вилка» окладов ТК РФ, ст.

ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатитьработникам, которые были дискриминированы, согласно требованиямтрудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст.

236ТК РФ Устранить данное нарушение, разработав дифференцированнуюсистему оплаты труда, например разработав системунадбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслугиперед работодателем 15 Приказы на сверхурочные работы Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника ТК РФ, ст.

99 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника Не повторять в дальнейшем 16 Табель учета рабочего времени 17 График сменности (график работы) Графики сменностиутверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу ТК РФ, ст. 103 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Работник может несогласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления Исправить нарушение 18 Путевые листы 19 Правила внутреннего трудового распорядка (оформление) 20 Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним (содержание) При приеме на работу требуется набор документов,не установленный законодательством(требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников) ТК РФ, ст.

65 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не «обязан», а «желательно», «(пожеланию работника)» предоставление данных документов Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день ТК РФ, ст.

101 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день 21 Положение об оплате труда и премировании работников Положения нет, нопри этом производится выплата премии ТК РФ, ст.

135 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т. к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах Устранить данное нарушение 22 Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу) 23 Трудовой договор (оформление) 24 Трудовой договор (содержание) Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст.

57 ТК РФ ТК РФ, ст. 57 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Рекомендуется скорректировать согласно трудовомузаконодательству 25 Журналы регистрации других кадровых документов Нет журнала учетамероприятий по контролю, которыйдолжен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица Закон N 294-ФЗ, ст.

16, п. 8 1. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки Оформить Другие нарушения При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию КоАП РФ, п. 2ст. 32.11 1. Административный штраф — 100 тыс.

руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированноелицо Проводить обязательно Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел. После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно: — при смене руководителя отдела кадров; — в преддверии проверки ГИТ; — при смене руководства организации и т.

д. Примерный образец Руководителю ООО «Синхрон» А. А. Карпееву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации.

В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия).

Таблица сверки документов Документы полностью соответствуют действующему законодательству Документы нуждаются в доработке (внесении изменений, дополнений) Документы отсутствуют (необходимо указать срокисоздания документов, их утверждения и ввода) В связи с изложенным вношу следующие предложения. Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год.

В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.

д. Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений).

Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании. В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом.

Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать. Библиографический список 1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб.

ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с. 2. Орловский Ю.

П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю.

П. Орловский. М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008. 239 с. 3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011.

320 с. А. Рогожина Эксперт в области управления персоналом, руководитель группы проектирования и сопровождения организационных изменений ОАО «БИНБАНК», член Национального союза кадровиков Подписано в печать 11.04.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+